Eind september vertrokken mijn vriend en ik voor vijf weken naar de USA Westcoast voor een roadtrip. Tel hier nog een aantal vrije dagen in Nederland bij op en we hebben achtereenvolgend van zes weken vakantie kunnen genieten. Eén van de meestgestelde vragen die ik hierover als ondernemer heb gekregen is: “Hóé dan?”. In dit artikel vertel ik hoe ik het heb aangepakt.

Tijdig aankondigen en afspraken maken

Eén van de belangrijkste redenen waarom ik zonder problemen zes weken op vakantie kon, is door mijn opdrachtgevers hier tijdig van op de hoogte te stellen. In januari legden mijn vriend en ik al de data van onze reis vast. Ik besloot dit meteen te communiceren naar mijn (vaste) opdrachtgevers toe en gaf natuurlijk aan graag mee te willen denken hoe we deze periode konden overbruggen. Op basis van de behoeftes van de opdrachtgever werden er direct -maar soms ook pas enkele maanden later- concrete afspraken hierover gemaakt.

Vooruitwerken of overdragen

In de meeste gevallen kon ik het gelukkig zo afspreken met de desbetreffende opdrachtgever dat ik vooruit kon werken. Héél fijn, want dit betekende voor de opdrachtgever geen extra gedoe en zo had ik geen tot zeer beperkt inkomstenverlies. Niet werken betekent immers voor mij als ondernemer ook geen inkomen. Slechts in één enkel geval heb ik mijn taken overgedragen aan mede-freelancer Tedje. Ook dit was ontzettend fijn, want Tedje werkt voor dezelfde opdrachtgever waardoor het qua contactpersoon vertrouwd bleef. Tedje en ik nemen wel vaker projecten van elkaar waar en ik kan dit -als je vakgebied dit toelaat- echt iedere ondernemer aanraden. Het is heel fijn om op iemand die je vertrouwt terug te kunnen vallen.

Herhalen, herhalen, herhalen…

Eén van de belangrijkste dingen is misschien nog wel: blijf herhalen wanneer je op reis gaat. Dat jouw hoofd vol zit van je grote reis, betekent natuurlijk niet dat je opdrachtgever dit op z’n vizier heeft. Ik heb in de aanloop naar mijn vakantie regelmatig herhaalt wanneer mijn laatste werkdag was en hoeveel tijd ik had om nog eventuele zaken op te pakken. Vooral in de maand voordat ik op reis ging, herhaalde ik dit steeds vaker.

Denk bijvoorbeeld aan: “Op dinsdag 25 september is het zover: mijn reis naar de VS! Donderdag 20 september is de laatste dag dat ik achter mijn laptop zit, dus mocht er nog input zijn m.b.t. project X dan hoor ik het graag uiterlijk op deze dag.” of “Dit is mijn laatste werkweek voor ik op reis ga. Als er nog vragen zijn over project X, hoor ik het graag. Anders pak ik het na mijn vakantie op. Op maandag 5 november ben ik weer bereikbaar.”

Geef jezelf een ‘uitwerkdag’

Misschien is het je hierboven al opgevallen, maar ik had mezelf ook een uitwerkdag gegeven: vrijdag 22 september. Op deze dag zat ik nog achter mijn laptop, maar had ik wel mijn ‘out of office’-mail aangezet. De reden? Zo kon ik in alle rust de laatste belangrijke mails en verzoeken verwerken, maar voorkwam ik dat ik op de valreep van mijn vakantie moest dealen met nieuwe verzoeken en aanvragen.

Schrijf een duidelijke ‘out of office‘-mail

En dan is het geliefde moment waarmee je je vakantie inluidt daar: het inschakelen van je ‘out of office‘-mail. In mijn mail gaf ik duidelijk aan vanaf welke datum ik weer achter mijn laptop zat en dat ik in z’n algeheel niet bereikbaar was. Stel de voorwaarden op die belangrijk zijn voor jou. Ben je in het geval van spoed nog telefonisch bereikbaar? Vermeld je telefoonnummer. Of vermeld de contactgegevens van een collega(-freelancer) aan wie je je projecten tijdelijk hebt overgedragen.

Wat ik zelf heel fijn vond was overigens naar iedere (vaste) opdrachtgever een persoonlijke ‘out of office‘-mail sturen. Dit deed ik de dag voor mijn uitwerkdag. Hierin bracht ik mijn opdrachtgevers op de hoogte van de status van de opdracht (lees: artikel ingeleverd, socialmediaposts ingepland e.d.), gaf ik duidelijk aan wanneer ik weer terug zou zijn en -indien van toepassing- gaf ik de contactgegevens van de persoon bij wie ze terecht konden met vragen tijdens mijn afwezigheid.

Al deze bovenstaande punten hebben ervoor gezorgd dat ik niet alleen zes weken écht heb kunnen genieten van mijn vakantie, maar ook dat ik bij terugkomst in alle rust weer mijn opdrachten heb kunnen oppakken. Ik zou het zo weer kunnen doen!

Wat is de langste vakantie die jij ooit hebt gehad? Hoe heb jij dit qua werk aangepakt?

FACEBOOK * INSTAGRAM * YOUTUBE * TWITTER

Fotografie: Fleur Joesten