Ik vind het heerlijk om te plannen. En dat komt goed uit, want het is een belangrijk deel van mijn dagelijkse bezigheden. Sinds ik mijn dagelijkse to-do’s via Instagram Stories deel, krijg ik regelmatig de vraag hoe ik het voor elkaar boks om zoveel op een dag af te vinken. Het antwoord is simpel: een goede planning. In dit artikel deel ik de meest voorkomende fouten die hierbij worden gemaakt en mijn tips.

Te strakke planning

Dit is misschien wel de fout die het meeste wordt gemaakt: een te strakke planning maken. Het is vaak een gevolg van jezelf overschatten. Ik geef eerlijk toe: ook ik denk soms dat ik superwoman ben die een tiental taken op één dag kan afvinken. In realiteit kost het me echter ook net zo goed tijd om echt in de flow van een taak te komen. Bovendien kan één kleine tegenvaller er al voor zorgen dat ik vele minuten langer over een taak doe dan ik had verwacht.

Er vanuit gaande dat een taak mij gemiddeld een paar uur kost, plan ik altijd 25 procent extra uitlooptijd in. In dit geval zou dat een half uur zijn. Mocht iets tegenvallen dan hoef ik hierdoor niet meteen in de stress te schieten. Bovendien kan de tijd ook gebruikt worden om met de desbetreffende opdrachtgever te mailen of te bellen. Valt het mee? Dat is dan alleen een dikke meevaller voor mij.

Geen witruimtes

Of je het nu doet in de vorm van de 25 procent uitlooptijd of daadwerkelijke witruimtes in je agenda: zorg ervoor dat je witruimtes overhoud in je agenda. Wat ik -en ik vermoed veel mensen met mij- namelijk doen is direct achter elkaar taken inplannen. En ondanks dat je netjes je reistijd en administratieve taken in je agenda noteert, kan je planning hierdoor alsnog erg verstikkend aanvoelen. Omdat je jezelf oplegt alsmaar ‘door, door, door’ te gaan. Door je agenda te voorzien van witruimtes, bijvoorbeeld een kwartier tussen twee taken in, ontstaat er meer lucht en hierdoor meer rust in je dag.

Te ver vooruit plannen

Ik weet niet hoe het met jullie zit, maar mijn leven is nogal onvoorspelbaar. Daarom plan ik zelf nooit te ver vooruit. Dit betekent overigens niet dat ik dingen uitstel. Kan ik een taak nú doen ook al is de deadline pas over een maand? Dan zal ik dat ook doen. Juist niet te ver vooruit plannen, houd mij flexibel. Zo zorg ik ervoor dat ik altijd minstens een week speling heb qua deadline. Komt een spoedopdracht tussendoor? Geen probleem: het merendeel van de tijd kan ik namelijk schuiven qua planning.

In de praktijk betekent dit dat ik een weekplanning maak, maar iedere dag kort evalueer of de planning voor de volgende dag nog up-to-date is. Een snelle blik of de planning voor de volgende dag verklapt of deze nog oké is of dat er op basis van nieuwe informatie en input tóch iets aangepast moet worden. Een investering  van maximaal 5 minuten per dag die mij al veel rust en ruimte heeft opgeleverd. En een afgevinkte to-do list.

FACEBOOK * INSTAGRAM * YOUTUBE * TWITTER

Fotografie: Mariska van der Haven