Als freelance content creator werk ik regelmatig vanuit huis. Iets wat ik ontzettend fijn vind, omdat dit mij de vrijheid geeft om mijn eigen tijd in te delen. Maar zoals het welbekende gezegde ook wel luidt: with freedom comes responsibility. In de ruim 3 jaar dat ik ondernemer ben, heb ik langzaam maar zeker mijn weg gevonden in inplannen van mijn (thuis)werkdagen. Vandaag deel ik mijn tips om je (thuis)werkdag op de meest effectieve manier in te plannen.
Google Calendar
Als er één tool is die ik graag gebruik om mijn werkdagen in te plannen, dan is het wel Google Calendar. Hiermee plan ik mijn werkdag taak voor taak in. Ik schat in hoeveel uur een bepaalde opdracht of administratieve taak mij kost en leg dit vast in mijn agenda. Zo weet ik aan het begin van de werkdag precies waarmee ik kan starten en mis ik geen enkele deadline. Hiervoor werk ik ook met verschillende kleurcodes. Blauw zijn ingeplande werkzaamheden, lichtrood is een dringende (administratieve) taak die dezelfde dag nog moet worden afgerond, rood is een deadline, groen is reistijd en geel is een pauze. Lavendel gebruik ik voor zakelijke afspraken en paars voor afspraken met vrienden. Deze manier van plannen geeft mij bovendien in één oogopslag meer inzicht óf ik überhaupt wel tijd heb voor een (nieuwe) opdracht of zakelijke afspraak. Een enorme aanrader!
Vroeg opstaan
Een andere manier waarop ik mijn werkdagen effectief inplan, is door deze ‘vroeg’ te laten beginnen. Omdat ik weet dat ik het meest productief ben in de ochtend, begin ik mijn werkdagen meestal om acht uur ‘s ochtends. Als de planning het toelaat zorg ik er dan ook voor dat de meest intensieve taken ‘s ochtends zijn ingepland. Zeker op warme dagen is dit een fijne gewoonte, want zodra de hitte écht om zich heen grijpt op mijn kantoor hoef ik alleen nog maar routinematige klussen te doen. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van posts of het opstellen en versturen van facturen.
Afspraken op het einde van de dag inplannen
Zoals gezegd, ben ik ‘s ochtends het meest productief. Dit is dan ook de reden dat ik (telefonische) afspraken, zover mogelijk, het liefst op het einde van de middag inplan. Hierdoor heb ik ‘s ochtends en aan het begin van de middag de ruimte om lekker door te werken. Bovendien geeft het me een voldaan gevoel om een afspraak in te gaan wetende dat er geen tiental taken met prangende deadline op me zitten te wachten.
Van tevoren aangeven hoeveel tijd je hebt
Nog een tip, die ik zelf nog niet zo heel lang gebruik, is bij een (telefonische) afspraak van tevoren aangeven hoeveel tijd ik heb. Het is mij namelijk al regelmatig overkomen dat ik ergens langs ga of met iemand aan het bellen met wie het gesprek langer duurt dan ik had ingepland. Zo kwam een telefoongesprek ,waarvan ik dacht dat deze 30 minuten zou duren, pas ten einde na 2(!) uur en heb ik ook eens een half uur moeten wachten op locatie omdat de desbetreffende opdrachtgever nog moest lunchen. Om deze reden geef ik van te voren eigenlijk altijd aan hoeveel tijd ik heb. Dit schept niet alleen duidelijkheid, maar maakt het ook op het moment zelf makkelijk(er) om mijn grenzen aan te geven.
Nee zeggen
Soms is het heel verleidelijk om overdag met een vriendin af te spreken, of mijn overvolle agenda tot het laatste minuscule gaatje alles in te plannen. Toch leert de ervaring mij dat dit niet altijd ten goede komt aan mijn werkzaamheden. Eén van de belangrijkste regels van effectief inplannen is voor mij dan ook nee zeggen. Eerlijk naar mezelf zijn wat wel en niet voor mij werkt. Juist omdat ik hierdoor kwalitatief beter kan presteren. Onlangs reageerde iemand op Instagram dat ‘als je geen zin hebt, je zin moet maken’. En hoewel ik er zeker achtersta om jezelf als ondernemer soms een schop onder de kont te geven, geloof ik er ook in dat juist door je grenzen aan te geven en rust te pakken je effectiever kunt werken. Zeker wanneer je een creatief beroep hebt.
Wat zijn jouw tips om je (werk)dagen effectief in te plannen? Welke tip vinden jullie het meest behulpzaam?
FACEBOOK * INSTAGRAM * YOUTUBE * TWITTER
Fotografie: Fleur Joesten Photography
Tags: google calendar, inplan tips, plannen tips, thuis werken, thuiswerk tips, thuiswerken, time management
Slimme tip van Google Calendar! Dat programma ga ik ook meteen downloaden. Voor mijn vaste baan gebruik ik de agenda in Outlook, maar Google Calendar lijkt me wel handig voor freelance taken en blogactiviteiten. Van tevoren aangeven hoeveel tijd je hebt, is ook wel slim gevonden trouwens. Al moet ik wel zeggen dat ik het vrij onbeschoft vind als iemand nog gaat zitten lunchen wanneer jij op locatie verschijnt ;) Iets met respect voor de tijd van de ander ;)
Fijne tips! Ik vind het wel heftig dat er blijkbaar mensen zijn die het normaal vinden om nog een half uur te lunchen als jij op locatie zit te wachten. Zou daar zelf echt geïrriteerd door zijn geworden denk ik, terwijl ik goed snap dat eten belangrijk is, maar het is nog wel een verschil om even snel iets te eten (desnoods tijdens een afspraak of dat je 5 min later bent) of dat je een half uur uitgebreid gaat lunchen terwijl er iemand op je wacht.
Wat een fijn tips! Zelf vind ik het ook fijn om lekker vroeg op te staan en te beginnen. Ik heb ‘s middags altijd een “rustiger” gevoel als ik ‘s ochtends al veel heb kunnen doen en productief ben geweest. Dat geeft me gewoon wat adem pauze, heel fijn.
De tip om je tijd aan te geven bij (telefonische) afspraken vind ik wel een hele goede! Zeker als je thuis werkt.
Ik werk bijna fulltime – ik ben er iedere dag, maar werk niet helemaal die 5 dagen – op een middelbare school en soms merk ik dat ik dan nog even wil werken in de lerarenkamer als ik klaar ben met lesgeven of tussendoor, en dan komen er steeds mensen vragen stellen of even kletsen :’) Dan word ik gigantisch afgeleid. Misschien werkt daarin die tip wel van tijd en grenzen aangeven! Daar ben ik (nog!) niet zo goed in.